Entspannt von

Analog nach Digital

DOKUMENTEN­MANAGEMENT MIT WIEDERFINDUNGS­GARANTIE

Langes Suchen war gestern.. mit DOCBOX® und it4office wird das Einführen eines Digitalen Dokumenten­management zum Kinderspiel.

Wir betreuen Sie von der Beratung bis zur Mitarbeiterschulung ohne Reibungsverluste.
Auch die Anschaffung neuer Hardware und deren Installation und Wartung ist bei it4office kein Thema.

Abgerundet wir unser Service mit einer kompetenten Service Hotline für Hard und Software Probleme.

Günstige Anschaffungskosten
Im Vergleich liegen die Kosten für Anschaffung der Software, Installation und Schulung weit unter den Kosten der Mitbewerber. Eine Investition die sich auch kleinere Betriebe leisten können.
Ablegen ohne Zeitaufwand
Kein lästiges erfassen von Suchbegriffen (Verschlagwortung).
EINLEGEN – SCANNEN – FERTIG
Hohe Mitarbeiterakzeptanz
Die DOCBOX ist sehr leicht zu Handhaben. Nur wenige Stunden Schulung und Ihre Mitarbeiter können die DOCBOX bedienen.
Gesetzlich revisionssicher nach GoBD

Keine Angst vor dem Finanzamt

  • Die DOCBOX® bietet alle notwendigen Voraussetzungen für ein revisionssicheres Arbeiten.
  • Ein revisionssicheres DMS (Dokumenten-Management-System) ist Voraussetzung, um die Dokumente nach dem Scannen vernichten zu können – ein wesentlicher Aspekt für die Buchhaltung.
  • Alle gesetzlichen Vorgaben und Pflichten für eine revisionssichere Ablage werden erfüllt.
  • Nachweis einer Verfahrensdokumentation: Diese erhalten Sie von uns mit der Installation der Software und sie dient als Nachweis, dass die Software alle Anforderungen des HGB, der AO, und der GoBD / GoBS für die Aufbewahrung von Daten und Belegen erfüllt.
Geringe Folgekosten
 Nach der Installation und Konfiguration, kaum Folgekosten.
Suchen wie im Internet
Wer mit Suchmaschinen wie Google klar kommt, wird auch mit der DOCBOX keine Probleme haben sein gewünschtes Dokument wiederzufinden.
Zugriff Überall
Wenn gewünscht, Zugriff von Überall. Egal ob PC, iPhone, oder anderer Hardware. Einzige Bedingung es muss ein Webbrowser auf dem Gerät installiert sein.
DATEV
Sie haben “Untenehmer Online” von DATEV? Kein Problem … mit den entsprechenden Tools der DOCBOX.

Warum DOCBOX®

Die DOCBOX® befreit Sie von der täglichen Papierflut und erleichtert den Unternehmensalltag spürbar. Maßgeschneiderte Module optimieren Ihre dokumentenbasierten Prozesse. Ihre Fragen werden kompetent durch uns oder einen qualifizierten DOCBOX® Fachhandelspartner beantwortet.

Blitz­Schnell

Die integrierte OCR-Software liest und indiziert den gesamten Dokumententext bereits beim Archivieren. Durch Eingabe weniger Zeichen werden, vergleichbar einer Suchmaschine im Internet, die Dokumente blitzschnell gefunden. Eine Verschlag-wortung ist nicht notwendig, aber möglich.

Revisions­Sicher

Wie in den “Grundsätzen ordnungsmäßiger DV- gestützter Buchhaltungs-systeme” (GoBS) gefordert, werden die Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß und verlustfrei reproduzierbar gespeichert.

EinFach

Die DOCBOX® zeichnet sich durch schnelle, einfache Installation und Handhabung aus. Schon kurze Zeit nach der wenige Minuten dauernden Installation und einer Kurzeinweisung können Sie die DOCBOX® in Ihrem Unternehmen einsetzen.

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